- Calcule d’empreinte SHA1-SHA256
- Vérification périodique des supports
- Date de rétention
- WORM physique/logique ou supports réinscriptibles (Write Once Read Many)
Archivage légal
Avec notre Système d’archivage numérique SAE, archivez et consultez vos documents en garantissant leur valeur probante dans le temps, en conformité avec les normes NF Z42-013 et ISO 14641-1.
Vos besoins ?
- Garantie de conformité avec les normes NF Z42-013 et ISO 14641-1
- Gain de productivité pour un ROI rapide
- Facilité d’intégration
- Supervision des flux de documents
Ce que nous proposons
Intégrité
Pérennité
- Formats standardisés – PDF, container OPC
- Utilisation de technologies standard
- Évolution / migration / réversibilité
- Dépôt des codes source chez APP (Agence pour la Protection des Programmes)
Traçabilité
- Journal des évènements ; traçabilité au niveau des applications, du système et de la sécurité
- Cycle de vie ; traçabilité des données, documents, etc.
- Scellement / horodatage des journaux deux fois par jour par un tiers horodateur (Certeurope)
- La traçabilité commence à partir de la réception jusqu’à la restitution ou la destruction des documents
Sécurité
- Espace client (domaine) propriétaire unique, utilisateurs authentifiés, limitation des accès aux types de documents par utilisateurs, limitation des recherches sur les documents en appliquant des contraintes sur les champs d’index
- Continuité d’accès aux archives (2 exemplaires d’une même archive)
- Algorithmes de destruction
- Mécanismes et procédures de détection et d’interdiction de substitution d’enregistrements, (ex : Injection SQL et Cross Site Scripting (XSS))
- Applications protégées par une signature électronique
- Tout évènement et action est journalisé et scellé
Archivage à valeur probante
Archivez en toute sécurité, dans le respect des règlements et normes en vigueur (archivage certifié NF 461, conforme NF Z42-013, et signature électronique RGS**)
Vos avantages
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SAE conforme et réversibleSystème d’archivage numérique en conformité avec les normes NF Z42-013 et ISO 14641-1
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ROI rapideL’archivage physique des documents dans le temps est chronophage, classer, rechercher, avec des coûts importants, espace de stockage, impression, numérisation.
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Sécurité et pérennitéUn mauvais classement ou une perte de document vous expose à des risques importants en cas de contrôle ou de sinistre. L’archivage numérique sécurise et pérennise vos archives.
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Simplicité de fonctionnementLes utilisateurs bénéficiant de droits accèdent instantanément aux archives numériques tout au long de leur période de conservation.
L’archivage est la dernière étape du cycle de vie de vos documents. En France, depuis mars 2009, le Système d’archivage électronique est défini par la norme AFNOR NF Z 42-013. La nouvelle norme internationale ISO 14641-1 est issue de la norme française.
Une réversibilité des contenus doit être garantie par le SAE car La durée de conservation des documents versés peut dépasser la durée de vie du SAE lui-même et des technologies utilisées.
Il doit proposer des mécanismes de versement simples et ouverts aux applications de l’entreprise. Les documents électroniques versés doivent être accompagnés de métadonnées qui décrivent le document versé.
Le cycle de vie du document et les opérations réalisées sur ce document font l’objet d’un enregistrement unique « Record ». Le processus de record management horodate et journalise les événements liés au document, pour offrir une traçabilité complète.
Dans la norme française NF Z 42-013 ou la norme ISO 14641-1, le plan de classement est considéré comme facultatif, cependant il permet d’organiser les documents dans le SAE. Un classement automatisé peut être programmé avec des règles définies sur les métadonnées.
Avec son mécanisme cryptographique de calcul d’empreinte et une journalisation des événements, un archivage à valeur probante, est en mesure d’apporter la preuve que les fichiers qui lui ont été confiés n’ont pas été modifiés dans le temps. Les journaux des événements sont scellés et reversés au titre de l’archive dans le SAE, le versement du journal précédent est tracé dans le journal suivant, ce principe de chainage permet d’identifier la corruption éventuelle d’un journal.
L’empreinte calculée au moment de l’archivage d’un document et des journaux dans le SAE, est présentée à un tiers horodateur de confiance qui génère un jeton d’horodatage lui-même conservé dans le SAE avec le document et son empreinte.